Privacy Policy

You can find the Ukrainian version below. Please note that the translation is a service from us, the Ukrainian version remains the only valid version.

Privacy Policy

NGO INSCIENCE (“we,” “us,” or “our”) is committed to protecting the privacy and security of our users’ information. This Privacy Policy explains how we collect, use, and share information about our users. By using Vaccination notes application, you accept and consent to the terms of this Privacy Policy.

Data Collection and Use

Information We Collect

As part of the app function, the following data can be stored in various user profiles in the app, if desired by the app user, or are stored as part of the app function:

First name Last Name


birth date

phone number

email address

Risk variables (health risks such as chronic diseases)

Pre-existing conditions (with regard to vaccination-related diseases)

vaccinations received (date fo vaccination, the name of the disease, the name of the vaccine).

Entering the first name and surname and email address in the app is mandatory, but allows the use of pseudonyms (e.g. “unknown”). The indication of first name and surname is only used for clear vaccination documentation (manual entry of vaccinations) if necessary also from different stored profiles.

It is also mandatory to state or save your date of birth and gender. Without correct information, however, a correct calculation of the vaccination status and vaccination recommendations is not possible.

Further information such as the risk factors, previous illnesses, vaccinations received are optional and serve to improve the calculation of the vaccination status and vaccination recommendations.

Submitting pictures of medical records and conditions is optional and only serves to facilitate app operation. Either a picture from the photo library of the end device can be selected for that purpose or it can be taken with the camera of the end device or uploaded from your photo library. Taking a picture requires the permission of the app to access the camera sensor of the end device or accessing a photo library on your device. This authorization can be granted directly in the app and then withdrawn again via the system settings of the end device without restricting further use of the app. The pictures are only stored on NGO INSCIENCE server. No further processing of the image information takes place.

When planning vaccinations, we can request access to the calendar to create reminders. This requires the permission of the app to access the calendar on your device. This authorization can be granted directly in the app and then withdrawn again via the system settings of the end device without restricting further use of the app. You have the option to turn off access to the calendar at any time.

The personal information you provide to us will only be retained for as long as is necessary to fulfill our obligations in relation to the provision of the Services. You have the option to delete this information at any time.

We may also collect information that users voluntarily provide when they contact us for support or to provide feedback. This information may include the user’s name, email address, and any other information provided in the communication. We use this information to respond to user inquiries and improve our services.

How We Use Information

We use the information we collect to provide, maintain, and improve our services to users. We also use the information to communicate with users, respond to user inquiries, and send our newsletter to users who opt-in to receive it. We may also use the information to enforce our policies and comply with legal obligations.


NGO INSCIENCE can run a newsletter that is intended to provide informative and useful information regarding the app’s updates, features, and related products. We collect user’s email addresses who opt-in to receive our newsletter. We only use these email addresses to send our newsletter and do not share them with any third-party services. Users can opt-out of our newsletter at any time by clicking the unsubscribe link at the bottom of the email.

Third-Party Links

Vaccination notes may contain links to third-party websites or services. We do not control the content or privacy policies of those websites or services. We encourage users to review the privacy policies of any third-party websites or services before providing any personal information.


NGO INSCIENCE takes the security of our users’ information seriously. We implement appropriate technical and organizational measures to protect the information we collect from unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. We regularly review and update our security practices to ensure the highest level of protection for our users’ information.

Data Retention

We retain user data for as long as necessary to provide our services and for other purposes described in this Privacy Policy. When user data is no longer necessary for these purposes, we delete it or anonymize it. You have the option to delete this information at any time.

Children’s Privacy

Vaccination notes is not intended for use by children under the age of 18.You are restricted to use the app if you are under the age of 18. We do not knowingly collect personal information from children under 14 unless it is filled in by their carers on the legal basis. If your account contains data on vaccination of third party under age of 14 we presume it is your direct sibling under the age 14 towards which you have legal capacity to record sensitive health data. If we learn that we have collected personal information from a child under 14 without sufficient legal basis, we will take steps to delete the information as soon as possible.

Legal Basis for Processing Personal Information

We process personal information when we have a legitimate interest in doing so, when necessary to perform a contract with you, or when we have your consent to do so.

The legal basis for this data processing is Article 6 Paragraph 1 Letter f) GDPR. Our “interest” within the meaning of Article 6 Paragraph 1 Letter f) is the provision of effective and innovative services for our users as well as the detection, prevention or other treatment of fraud or security issues in relation to our services, unless these Interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require the protection of personal data.

We may also process personal information to comply with legal obligations or protect the vital interests of our users or others.

User Rights

Users have the right to access, correct, update, or delete personal information we hold about them. Users may also object to the processing of their personal information, request that we restrict the processing of their personal information, or request the portability of their personal information. Users may exercise these rights by contacting us at or delete the account by themselves via the “Delete account” button in the application.

Changes to this Privacy Policy

We reserve the right to modify this Privacy Policy at any time. If we make material changes to this policy, we will notify users via email or by placing a prominent notice on our website.

Contact Us

If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or our data practices, please contact us at . We will respond to all inquiries within a reasonable timeframe.

Політика конфіденційності

NGO INSCIENCE («ми», «нас» або «наш») прагне захищати конфіденційність і безпеку інформації своїх користувачів. Ця Політика конфіденційності пояснює, як ми збираємо, використовуємо та надаємо доступ до інформації про наших користувачів. Використовуючи додаток Vaccination Notes, ви приймаєте та погоджуєтеся з умовами цієї Політики конфіденційності. 

Збір і використання даних

Інформація, яку ми збираємо

У рамках функції програми такі дані можуть зберігатися в різних профілях користувачів у програмі, за бажанням користувача програми, або зберігаються як частина функції програми:

ім’я та прізвище;


дата народження;

номер телефону;

адреса електронної пошти;

змінні ризику (ризики для здоров’я, такі як хронічні захворювання);

попередні захворювання (щодо захворювань, пов’язаних з вакцинацією);

отримані щеплення.

Також обов’язково вказати або зберегти свою дату народження та стать. Однак без правильної інформації правильний розрахунок статусу вакцинації та рекомендації щодо вакцинації неможливі.

Подальша інформація, така як фактори ризику, попередні захворювання, отримані щеплення, є необов’язковою та служить для покращення розрахунку статусу вакцинації та рекомендацій щодо вакцинації.

Надсилання фотографій медичних довідок є необов’язковим і служить лише для полегшення роботи програми. Для цієї мети можна вибрати або зображення з галереї фотографій пристрою, або його можна зробити камерою пристрою або завантажити з вашої галереї фотографій. Для фотографування потрібен дозвіл програми на доступ до камери пристрою або доступ до галереї фотографій на вашому пристрої. Цю авторизацію можна надати безпосередньо в програмі, а потім знову скасувати через системні налаштування кінцевого пристрою без обмеження подальшого використання програми. Зображення зберігаються лише на сервері NGO INSCIENCE. Подальша обробка інформації про зображення не відбувається.

Під час планування щеплень ми можемо запросити доступ до календаря для створення нагадувань. Для цього потрібен дозвіл програми на доступ до календаря на вашому пристрої. Цю авторизацію можна надати безпосередньо в програмі, а потім знову скасувати через системні налаштування пристрою без обмеження подальшого використання програми. Ви можете будь-коли вимкнути доступ до календаря.

Особиста інформація, яку ви надаєте нам, зберігатиметься лише до тих пір, поки це необхідно для виконання наших зобов’язань щодо надання Послуг. Ви можете будь-коли видалити цю інформацію.

Ми також можемо збирати інформацію, яку користувачі добровільно надають, коли звертаються до нас за підтримкою або для надання відгуку. Ця інформація може містити ім’я користувача, адресу електронної пошти та будь-яку іншу інформацію, надану в повідомленні. Ми використовуємо цю інформацію, щоб відповідати на запити користувачів і покращувати наші послуги.

Як ми використовуємо інформацію

Ми використовуємо зібрану інформацію, щоб надавати, підтримувати та покращувати наші послуги користувачам. Ми також використовуємо цю інформацію, щоб спілкуватися з користувачами, відповідати на запити користувачів і надсилати наші інформаційні розсилки користувачам, які погодилися на їх отримання. Ми також можемо використовувати інформацію для забезпечення дотримання нашої політики та виконання юридичних зобов’язань.

Інформаційні розсилки 

NGO INSCIENCE може робити інформаційну розсилку, призначену для надання інформативної та корисної інформації щодо оновлень програми, функцій і пов’язаних продуктів. Ми збираємо адреси електронної пошти користувачів, які погодилися отримувати нашу розсилку. Ми використовуємо ці адреси електронної пошти лише для інформаційної розсилки та не передаємо їх жодним стороннім службам. Користувачі можуть будь-коли відмовитися від нашої розсилки, натиснувши посилання для скасування підписки внизу електронного листа.

Посилання на третіх осіб

Vaccination notes може містити посилання на сторонні вебсайт або служби. Ми не контролюємо вміст або політику конфіденційності цих вебсайтів або служб. Ми рекомендуємо користувачам ознайомитися з політикою конфіденційності будь-яких сторонніх вебсайтів або служб, перш ніж надавати будь-яку особисту інформацію.


NGO INSCIENCE серйозно ставиться до безпеки інформації наших користувачів. Ми вживаємо належних технічних та організаційних заходів для захисту інформації, яку ми збираємо, від несанкціонованого доступу, розголошення, зміни чи знищення. Ми регулярно перевіряємо та оновлюємо наші методи безпеки, щоб забезпечити найвищий рівень захисту інформації наших користувачів.

Зберігання даних

Ми зберігаємо дані користувачів стільки, скільки необхідно для надання наших послуг та для інших цілей, описаних у цій Політиці конфіденційності. Коли дані користувача більше не потрібні для цих цілей, ми видаляємо їх або анонімізуємо. Ви можете будь-коли видалити цю інформацію.

Конфіденційність дітей

Vaccination notes не призначений для використання дітьми віком до 18 років. Ви можете використовувати програму, якщо вам менше ніж 18 років. Ми свідомо не збираємо особисту інформацію дітей віком до 14 років, якщо її не заповнюють їхні опікуни на правових підставах. Якщо ваш обліковий запис містить дані про вакцинацію третьої сторони віком до 14 років, ми припускаємо, що це ваш прямий брат або сестра віком до 14 років, щодо якого ви маєте право записувати конфіденційні дані про здоров’я. Якщо ми дізнаємося, що ми зібрали особисту інформацію дитини віком до 14 років без достатньої правової підстави, ми вживемо заходів для якнайшвидшого видалення інформації.

Правова основа обробки персональних даних

Ми обробляємо особисту інформацію, коли ми маємо в цьому законний інтерес, коли це необхідно для виконання контракту з вами або коли ми маємо вашу згоду на це.

Правовою основою для такої обробки даних є стаття 6, параграф 1, літера f) GDPR. Наші «інтереси» у значенні пункту f) пункту 1 статті 6 — це надання ефективних та інноваційних послуг для наших користувачів, а також виявлення, запобігання або інше лікування проблем шахрайства або безпеки, пов’язаних з нашими послугами, якщо ці Інтереси переважають ваші інтереси або основні права та свободи, які потребують захисту персональних даних.

Ми також можемо обробляти особисту інформацію для дотримання юридичних зобов’язань або захисту життєво важливих інтересів наших користувачів або інших осіб.

Права користувача

Користувачі мають право на доступ, виправлення, оновлення або видалення особистої інформації, яку ми маємо про них. Користувачі також можуть заперечувати проти обробки їх особистої інформації, просити, щоб ми обмежили обробку їх особистої інформації, або вимагати перенесення їх особистої інформації. Користувачі можуть скористатися цими правами, зв’язавшись з нами за адресою,  або самостійно видалити обліковий запис за допомогою кнопки «Видалити акаунт» у програмі.

Зміни до цієї Політики конфіденційності

Ми залишаємо за собою право змінювати цю Політику конфіденційності в будь-який час. Якщо ми внесемо суттєві зміни в цю політику, ми повідомимо користувачів електронною поштою або розмістимо повідомлення на нашому вебсайті.

Зв’яжіться з нами

Якщо у вас виникли запитання щодо цієї Політики конфіденційності або нашої практики використання даних, зв’яжіться з нами за адресою Ми відповімо на всі запити в розумні терміни.

INSCIENCE — це організація, яка займається популяризацією науки та підвищенням її цінності для суспільства, бізнесу та держави через науково-популярні проєкти. Ми робимо українських вчених та лікарів видимими та сприяємо розвитку критичного мислення через просування наукового підходу до пізнання світу.

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: